Eular 2019

Este congreso europeo de la reumatología líder de asistencia y convocatoria en su área, se celebraba por segunda vez en la ciudad de Madrid en Junio del 2019. Nosotros ya habíamos participado en la edición 2017 con un equipo de más de 150 personas, y aunque fue todo un éxito, hacerlo por segunda vez era un reto aún mayor.

Supuestamente una segunda edición siempre es más fácil, conocíamos el evento perfectamente, a los interlocutores y todos los posibles hándicaps que podían surgir. Pero sabemos por experiencia que en las segundas partes es más fácil meter la pata. Todo el mundo empieza a relajarse, el ser humano tiende a pensar que lo tiene todo controlado. Esta actitud es contraria a nuestro ADN.

 

IFEMA – Madrid

Junio 2019

180 azafatxs

Complejidad del evento

En el 2017 todo había salido muy bien, pero es mucho personal, y queríamos tener más perfiles disponibles. Además, la petición de perfiles de nuestro cliente este año contenía más puestos. Nos facilitaron un documento con una “job description” para 32 puestos distintos y donde cada perfil tenía que estar disponible en un horario distinto, y con características de idiomas, experiencia y aptitudes muy diversas.

Además hacía dos años habíamos tenido un briefing general para todo el equipo donde habíamos cumplido con la puntualidad exigida y donde todo había salido perfecto, este año, no podía ser menos, es más, tienes la presión de que como hace dos años todo salió bien, ahora debía salir aún mejor si cabe.

Cómo lo resolvimos

Por eso, para ganar en tranquilidad empezamos antes el proceso de petición de disponibilidad entre los  perfiles que cumplían los requisitos, y además, simultáneamente una selección para perfiles con nivel de inglés muy avanzado para contrarrestar bajas de última hora que sabíamos se generarían por la llegada de los exámenes. Tuvimos que empezar con dos meses de antelación y entrevistar a más de 200 personas. Cubrir cada puesto con la persona adecuada, no es una tarea fácil, es lo que más tarda en hacerse. Estamos muy habituados, y esto nos da soltura a la hora de cuadrar perfiles, pero aun así estuvimos dos semanas montando el staff planning, efectivamente tuvimos muchas bajas de última hora tal y como preveíamos.

El día del briefing fue básico montar un registro ordenado alfabéticamente para dar la bienvenida a nuestro equipo de personal de más de 180 personas. Queríamos hacerlo un poco mejor que en el 2017, y que cuando nuestro cliente llegase, ya estuvieran todos sentados y en silencio. Creemos que la ejecución de un buen briefing es el primer paso para que un evento sea un éxito, es tu carta de presentación de lo todo que has trabajado.

Nuestro cliente es único, y nos hace la vida muy fácil, nos montó una “staff room” donde teníamos zona para cambiarnos con taquillas, un espacio común donde siempre había café y bebidas, y que hizo posible tener un lugar para hacer los descansos más llevaderos. No sabemos si EULAR volverá de nuevo a España en estos años, pero creemos que tanto nuestro cliente, nuestro staff, como nosotros mismos guardaremos siempre un recuerdo imborrable de lo que es hacer un BUEN TRABAJO EN EQUIPO.

EULAR 2019

Cómo lo resolvimos

Por eso, para ganar en tranquilidad empezamos antes el proceso de petición de disponibilidad entre los  perfiles que cumplían los requisitos, y además, simultáneamente una selección para perfiles con nivel de inglés muy avanzado para contrarrestar bajas de última hora que sabíamos se generarían por la llegada de los exámenes. Tuvimos que empezar con dos meses de antelación y entrevistar a más de 200 personas. Cubrir cada puesto con la persona adecuada, no es una tarea fácil, es lo que más tarda en hacerse. Estamos muy habituados, y esto nos da soltura a la hora de cuadrar perfiles, pero aun así estuvimos dos semanas montando el staff planning, efectivamente tuvimos muchas bajas de última hora tal y como preveíamos.

El día del briefing fue básico montar un registro ordenado alfabéticamente para dar la bienvenida a nuestro equipo de personal de más de 180 personas. Queríamos hacerlo un poco mejor que en el 2017, y que cuando nuestro cliente llegase, ya estuvieran todos sentados y en silencio. Creemos que la ejecución de un buen briefing es el primer paso para que un evento sea un éxito, es tu carta de presentación de lo todo que has trabajado.

Nuestro cliente es único, y nos hace la vida muy fácil, nos montó una “staff room” donde teníamos zona para cambiarnos con taquillas, un espacio común donde siempre había café y bebidas, y que hizo posible tener un lugar para hacer los descansos más llevaderos. No sabemos si EULAR volverá de nuevo a España en estos años, pero creo que tanto nuestro cliente, nuestro staff, y nosotros mismos guardará siempre un recuerdo imborrable de los que es hacer un BUEN TRABAJO EN EQUIPO.

¿Quieres que tu evento salga como este? Tomemos un café...